L’accueil téléphonique est un service administratif loin d’être négligeable au sein de l’entreprise. Que rapporte-t-il exactement ? Pourquoi faut-il y investir ?
Un portail d’accès et une vitrine de l’entreprise
L’absence de permanence téléphonique dans une entreprise renvoie un signal trouble et inquiétant sur sa disponibilité et sa capacité d’écoute envers la clientèle. Malgré l’existence d’alternatives plus « modernes », comme les réseaux sociaux et les chatbox, rien ne remplace le standard téléphonique pour sa capacité à humaniser les échanges entre une société et ses prospects/clients. Les appelants préfèrent ce canal pour se renseigner plus en détails sur les produits et services de l’entreprise ou pour prendre rendez-vous. Les partenaires et fournisseurs de la compagnie l’utilisent également pour organiser les séminaires, les réunions et autres rendez-vous d’affaires. La présence, ou non, d’une permanence détermine donc l’image de l’entreprise auprès de ses clients et auprès de ses partenaires. La qualité du service, s’il existe, reflète la façon dont vous considérez votre relation avec vos prospects et tous vos contacts.
Gain de temps et optimisation de l’espace
La mise en place d’un standard téléphonique peut se faire en interne ou par le biais d’un prestataire extérieur dont c’est le cœur de métier. Vu le caractère chronophage de ce service, plusieurs compagnies ont choisi d’externaliser leur accueil téléphonique, en faisant appel à des sociétés. Ces agences proposent toutes les prestations de télésecrétariat, y compris le standard téléphonique et la gestion des rendez-vous. Comment savoir si vous devez externaliser votre permanence téléphonique ? Évaluez d’abord vos besoins, en quantifiant le nombre d’appels entrants/sortants, la liste de contacts et le personnel disponible en interne pour ces tâches. Si vous estimez que vous pouvez optimiser ce service, libre à vous de faire appel à une agence indépendante, qui assurera l’ensemble de votre service de télésecrétariat. Non seulement vous libérez de l’espace dans vos locaux, vous économisez aussi de l’argent, pour un résultat souvent plus visible.
Des économies vitales en temps de crise
Une solution d’accueil téléphonique externalisée coûte entre 30 et 60 % moins cher qu’un service en interne. Vous n’avez plus à vous soucier de la formation du personnel affecté au secrétariat, ni aux congés payés et autre charge sociale. Vous vous épargnez également les dépenses inhérentes à l’acquisition, l’entretien et la réparation des ordinateurs et téléphones du secrétariat. Le centre d’appels intègre déjà ces coûts dans ses factures. Il vous offre en prime un service clé en main, avec des télésecrétaires expérimentés et habitués à gérer les appels téléphoniques avec professionnalisme.
Un accueil de qualité pour un rendement optimisé
Le choix d’une permanence téléphonique externalisée vous permet de traiter tous les appels, sans exception. Vous ne manquerez plus aucune opportunité de conclure une vente, d’orienter vos prospects vers les meilleures offres de votre entreprise et de satisfaire pleinement les demandes de tous les appelants. Vos clients ainsi comblés ne manqueront pas de revenir vers votre compagnie pour leurs prochains achats, voire recommander leur entourage. Un accueil téléphonique géré avec sérieux et professionnalisme impacte donc favorablement vos ventes, à condition de choisir le bon prestataire.
