L’e-procurement se développement dans les ETI et les grandes entreprises car cette solution permet de simplifier et sécuriser les procédures d’achats en interne. Son développement est lié à l’essor que rencontre les marketplaces B2B actuellement.
Qu’est-ce que le e-procurement ?
Le e-procurement est une plate-forme d’achat interne destinée à ses employés. Elle y référence les fournisseurs de l’entreprise, définit le niveau d’autorisation et le budget pour les employés qui y ont accès et permet de passer commande. Le fait de pouvoir définir des règles en cohérence avec les prescrits de l’entreprise est un réel plus. Par ailleurs, c’est une véritable solution e-commerce BtoB car elle permet de réaliser une transaction complète avec paiement et solutions de livraisons.
On peut résumer l’e-procurement à travers la définition la définition suivante : approvisionnement électronique ou commandes électroniques au sein d’une entreprise.
En conclusion, l’e-procurement est une marketplace professionnelle privée B2B (Business to business). Cette solution ne concerne donc pas les particuliers ou les ventes en BtoC (Business To Consumer). Elle se développe énormément dans les grands groupes, administrations, collectivités et autres structures ayant des besoins de gestion et de contrôles importants.
Par exemple, les groupes hôteliers mettent à disposition de leurs hôtels des marketplaces internes sur lesquels ces derniers s’approvisionnent. Ainsi, le groupe Best Western à sa solution de e-procurement avec la startup française Uppler. Le groupe Accor travaille quant à lui avec Mirakl.
Les fonctionnalités de l’e-procurement
Au sein d’une entreprise, le e-procurement est un système qui ne concerne que les achats.
Le développement se fait sur-mesure avec votre prestataire et en collaboration avec vos fournisseurs.
Ensuite vous définissez les accès de vos employés, leur niveau d’autorisation, le processus de validation par les N+1 et N+2 par exemple et les budgets.
L’acte d’achat est complément électronique grâce au Procure to Pay (P2P). Le P2P simplifie le tunnel d’achat avec ces étapes :
- Choix des listes et des produits référencés
Vos collaborateurs choisissent les produits, vous pouvez valider leurs choix. - Automatisation du workflow de validation
Le workflow de validation peut être défini et automatisé. C’est une fonctionnalité qui vous fera gagner beaucoup de temps et réduit la marge d’erreur lors de la saisie d’une commande. Par exemple vous définissez un plafond de 200 euros pour votre acheteur. Si ce dernier souhaite passer une commande de 500 euros, cela nécessitera l’approbation de son N+1 qui lui peut valider jusqu’à 1000€, etc. - Passer commande
Puis votre liste de produits suit le tunnel d’achat e-commerce déterminé en amont. La maitrise et le contrôle des achats est donc total car la demande ne se transforme en commande que si tous les critères sont réunis (montant, produits, etc.).
La commande est ensuite transmise informatiquement au fournisseur comme si vous commandiez sur Amazon, Alibaba, Priceminister, Cdiscount ou sur une marketplace Uppler.
- Paiement
Le paiement se fait via la comptabilité de l’entreprise en respectant les délais prévus avec le fournisseur.
- Facturation
La facture est envoyé à l’issue de la commande. Cette dématérialisation est intéressante dans le cadre de la digitalisation d’une entreprise.
Les solutions de e-procurement sont toutefois assez rares
Les sociétés étant en mesure de développer des solutions de e-procurement sont toutefois rares sur le marché.
Il existe sur le marché des acteurs tels que Mirakl ou le français Uppler, spécialisé dans la création de solutions de e-procurement B2B.
En résumé, le e-procurement permet de gagner du temps tout en sécurisant ses achats en interne. C’est une solution pertinente pour les grands groupes ou les entreprises ayant des besoins en fourniture relativement importants ou complexes.
